Veröffentlicht von Suche im Computerlexikon
Überblick: Programme zur Durchführung/Etablierung einer sogenannten Desktop-Suchfunktion erweitern die üblichen, eher einfachen Suchfunktionen des Betriebssystems auf zwei Ebenen: zum einen durch eine professionelle Indizierung möglichst vieler Dateitypen, zum anderen durch eine bessere Oberfläche zum Suchen, die auch komplexere Abfragen mit Filtern ermöglicht. Eigentlich sollten Desktop -Suchprogramme eher System-Suchprogramme heißen, weil sie nicht etwa nur den Inhalt des Windows-Desktop durchsuchen, sondern eben den Datenbestand des gesamten Systems (auf Wunsch auch auf externem Datenträger Auslagerung) indizieren. Ihr wesentlicher Vorteil ist, dass die Recherche in einem Index deutlich schneller erfolgt als die Echtzeitsuche in einem Datenbestand. Und dass eine Suche in diesem Index auch möglich ist, wenn auf die Originaldaten kein Zugriff ist (praktisch zur Suche auf externen Festplatten, die nicht ständig angeschaltet sind). Ihr Nachteil ist, dass der Index regelmäßig durch einen Ressourcen kostenden Hintergrundprozess aktualisiert werden muss, die Indexsuche meist gut konfiguriert werden muss und es öfter zu Fehlern im Index kommt. Auf modernen Systemen mit ihren schnellen CPUs stört der Hintergrundprozess einer Desktop-Suchmaschine aber kaum.
Details: Windows XP brachte zwar einen einfachen Indizierungsdienst mit, dieser ist aber im Grundzustand ausgeschaltet und erfasst nur die Namen von Dateien und Ordnern sowie einfache, ohne Probleme durchsuchbare Dateien auf Textbasis. Er kann insbesondere nicht die Metadaten von Mediendateien und keine Outlook-Datenbank durchsuchen. Erst bei Windows Vista/7 und späteren Versionen hat Microsoft in sein Betriebssystem eine systemweite Desktop-Suche mit aktiver und leistungsfähiger Indizierungsfunktion eingeführt, die auch bei den unterstützten Dateitypen über seine Vorgänger deutlich hinausgeht.
Diese Suchfunktion lässt sich als eigenständiger Download auch für Windows XP installieren (unter der Bezeichnung Windows Desktop Search, Windows Desktopsuche oder kurz WDS). Die Nutzung ist kostenlos und empfehlenswert. Wer eine neuere Outlook-Version unter Windows nutzt, hat einen zusätzlichen Grund, die WDS zu installieren, weil die Suchfunktion des neuen Outlook auf ihr Vorhandensein ausgelegt ist. Im übrigen wird heute Windows Desktop Search nicht mehr so benannt, sondern heisst ganz einfach Windows Search (WS, in älteren Versionen auch MSN Desktop Search und Windows Desktop Search).
Alle aktuellen Desktop-Suchprogramme inklusive der WDS rsp. WS indizieren – entweder direkt oder per Plug-in erweiterbar – die Inhalte aller wichtigen, lesbaren Dateitypen wie Office-Dokumente, PDF- und HTML-Dateien, Outlook-Postfächer sowie die Metadaten von gängigen Audio- und Videodateien (z. B. die ID3-Tags von MP3-Dateien). Ausserdem werden alle Datei- und Ordnernamen mit in den Index aufgenommen. Sofern man diese aussagekräftig angelegt hat, funktioniert die Suche auch dann schon recht gut, wenn das Dokument selbst nicht durchsuchbar ist.
Wem die WS nicht zusagt, der kann auch auf andere kostenlose Desktop-Suchprogramme zurückgreifen, beispielsweise Google Desktop oder Copernic Desktop Search. Tatsächlich sind die meisten dieser Programme Freeware (vgl. unter Freeware-Tipp). Nach der Art der Auswertung kann man zwei Typen von Desktop-Suchprogrammen unterscheiden: solche mit einer eigenständigen Benutzeroberfläche zur Konfiguration und Suchabfrage (z. B. Copernic Desktop oder auch die WS) oder Module, die sich in den Webbrowser des Systems (zumeist den Internet Explorer) integrieren und diesen als Oberfläche zur Suchabfrage benutzen (z. B. Google oder Yahoo Desktop Search). Letztere wollen damit wohl den fließenden Übergang von externer Suche (Internet) und lokaler Suche (Desktop) erleichtern. Ob das sinnvoll und bequemer ist, sollte jeder durch Test der Programme ausprobieren. Vorsichtig sollte man bei erweiterten Angeboten sein, wie sie beispielsweise Google Desktop bietet. Hier kann man (ist in der Grundeinstellung ausgeschaltet) den Index auch auf einem Google-Server speichern lassen und darauf von anderen Rechnern zurückgreifen, sofern diese einen Internetzugang haben und man sich dort mit einem Google-Account anmeldet. Das hat den Vorteil, dass man die Daten eines anderen als des gerade benutzten Rechners genauso durchsuchen kann wie die lokalen. Datenschützer bzw. Sicherheitsexperten haben gegen eine solche Funktion berechtigte Bedenken geäußert, weil letztendlich nie ganz ausgeschlossen werden kann, dass andere, unbefugte Personen ebenfalls auf die Daten zugreifen könnten. Google selbst garantiert seinen Nutzern jedenfalls den üblichen Datenschutz.
Freeware-Tipp: Wie im Beitrag bereits erwähnt, sind alle wichtigen Desktop-Suchprogramme erfreulicherweise Freeware, sodass man sich aus den „zahlreichen Anbietern das beste/angenehmste heraussuchen kann. Da darunter „Major Player“ wie Google, Yahoo! und Microsoft sind, dürfte es wenig Sinn ergeben, auf Aussenseiter zu setzen. Denn der Wechsel auf ein anderes Programm bedeutet lästiges Umlernen. Es empfiehlt sich eines der folgenden Programme zu nutzen: Google Desktop (desktop.google.de), Windows Suche und Copernic Desktop (Windows-Desktopsuchsoftware | Copernic (https://copernic.com/en/desktop/)). Letzteres fällt etwas aus der Reihe, weil es von keinem „Major Player“ kommt, sondern von einer kleinen Softwarefirma, die sich schon seit Jahre auf Suchprogramme spezialisiert hat. Dieses wie auch alle anderen genannten Programme durchsuchen alle gängige Dateitypen. Internetdaten (Verlauf, Favoriten etc.) und E-Mails (Postfächer von Outlook und anderen wichtigen Mailprogrammen). Beachte ausserdem, dass die erstellten Indizes der Suchprogramme recht gross werden können (GByte-Bereich). Sofern in den Konfigurationen möglich über WS geht es), sollte man sich daher überlegen, die Indexdatenbank nicht auf dem System-, sondern auf einem weniger belasteten Datenlaufwerk zu speichern.